Resoluções de Ano Novo que levam a melhores reuniões

Um novo ano está chegando e, junto com ele, as resoluções de sempre: entrar em forma, comer de forma mais saudável, economizar dinheiro ou praticar um novo hobby. Também pode ser um momento para definir algumas novas metas para você no trabalho, como decidir conduzir melhor suas reuniões com sua equipe híbrida.

Afinal, nunca é fácil equilibrar as necessidades, perspectivas e contribuições dos membros remotos da equipe com uma sala cheia de participantes presenciais. Mas com o planejamento certo, é possível conduzir uma reunião virtual em que todos se sintam valorizados, respeitados e ouvidos.

Ao fazer as resoluções de Ano Novo focadas em sua equipe este ano, considere esta lista para obter alguma inspiração:  

Resolução 1: escreva pautas melhores 

Você tem uma pauta clara e fácil de seguir. O tempo bate quase perfeitamente com a duração da sua reunião. Você pode fazer a apresentação praticamente de cabeça. Sua reunião virtual começa como você planejou. No entanto, a forma como a sua equipe a recebe não é bem o que você imaginou.

Os participantes parecem não estar focados ou envolvidos. O que você imaginava que seria um debate caloroso parece não acontecer. À medida que o tempo passa, não há uma sensação real de realização.

Reuniões melhores começam com a escrita de pautas melhores. Não se trata apenas dos detalhes e da formalidade; trata-se de encontrar novas maneiras de impulsionar a colaboração, tomar decisões e resolver problemas.

Algumas ideias a serem consideradas ao escrever sua próxima pauta incluem:

• Obtenha a opinião da sua equipe: para reuniões melhores, peça aos membros da equipe que sugiram itens para a pauta (junto com os motivos pelos quais esses itens precisam ser abordados pela equipe).
• Mantenha os temas relevantes: se sua pauta se concentra em problemas que não afetam a equipe ou não precisam dela para serem resolvidos, as pessoas tendem a sair da reunião ou nem mesmo comparecer.
• Observe o propósito de cada tema: os participantes devem saber qual o nível de participação que se espera deles; seja apenas para ouvir, dar feedback ou tomar decisões.
• Reserve tempo suficiente: as pessoas geralmente subestimam o tempo realmente gasto para apresentar um tema, responder perguntas, resolver problemas e gerar soluções.

Para garantir melhores reuniões para os membros remotos de sua equipe híbrida, certifique-se de compartilhar sua pauta com antecedência. Se sua reunião tiver elementos visuais que podem ser vistos apenas pelos presentes, forneça as imagens com antecedência e faça referência a elas em sua pauta.

Escrever uma pauta baseada em perguntas pode estimular o propósito, aumentar o envolvimento e promover a resolução de problemas dentro de sua equipe. Ao reformular seu tema como pergunta(s), você ajuda os participantes a se apropriarem da reunião. Por exemplo, em vez de listar o tema como “Revisão do orçamento anual”, uma programação baseada em perguntas pode dizer: “Quais custos variáveis aumentarão ou diminuirão no próximo ano se vendermos 50% a mais de nossos carros elétricos até lá?”

As perguntas mantêm todos envolvidos na conversa, fornecem argumentos claros para agirem e ajudam todos a voltar ao foco quando uma reunião virtual se desvia ou foge do tema.

Resolução 2: aprimore as habilidades de moderação 

Moderar melhor suas reuniões para equipes híbridas significa acomodar as necessidades dos membros da sua equipe remota. Mesmo quando reuniões presenciais disponibilizam um link do Zoom ou do Teams, aqueles que trabalham em casa muitas vezes perdem pequenas conversas que não são capturadas pela câmera e a linguagem corporal.

Felizmente, você pode usar suas resoluções de Ano Novo para fazer ajustes e superar as limitações de uma reunião virtual.

Observar e entender o clima da reunião 

Notar os sentimentos dos outros é uma habilidade inestimável. Obviamente, sua capacidade de observação se torna mais difícil se você não estiver fisicamente presente para captar as pistas sociais.

Para entender o clima de uma reunião virtual, procure as mesmas coisas que você buscaria em uma reunião presencial. Em vez de linguagem corporal, tente se concentrar no tom de voz dos participantes. Procure sinais de atividade ou participação com base nas pistas das ferramentas colaborativas à sua disposição. Se houver silêncio, ele é seguido por um aumento da conversa em uma sala de bate-papo? Uma avalanche de notas adesivas está sendo adicionada ao quadro branco virtual? As câmeras estão desligadas?

Se necessário, chame as pessoas aleatoriamente com perguntas, mas entenda que a fadiga causada pelas videoconferências é real. Sua capacidade de conduzir melhor suas reuniões começa a evoluir quando você se esforça mais para se conectar com sua equipe. Quando se trata de trabalho remoto, a maioria das pessoas está ansiosa por interação social.

Reserve um tempo em sua reunião virtual para uma conversa descontraída e se aproximar dos participantes fazendo perguntas como:

• Você prefere ser um vampiro, zumbi ou lobisomem? Por quê?
• Qual é um dos seus filmes favoritos e que poderia surpreender os outros?
• Se você tivesse quinze mil reais para gastar em uma viagem neste fim de semana, para onde iria?

Além de quebrar o gelo ou aprofundar as conexões, fazer perguntas também fornece mais compreensão sobre a mentalidade atual de todos. As respostas fornecidas podem deixar você mais consciente das opiniões e atitudes deles sobre as coisas que acham importantes.

Começar e terminar bem as reuniões 

Seja uma reunião virtual ou presencial, é importante começar e terminar bem as coisas. Atenha-se ao básico para reuniões melhores: Defina objetivos claros com antecedência, estabeleça regras básicas, faça pausas caso necessário e descreva claramente os próximos passos depois de cobrir cada seção.

Obviamente, há considerações especiais quando se trata de conduzir uma reunião virtual.

Antes do início da reunião, verifique se o equipamento está funcionando e resolva todos os problemas técnicos. A velocidade de sua internet é suficiente para uma apresentação multimídia? Seu microfone está funcionando? Como facilitador, seria útil ter um monitor adicional?

Os participantes já devem estar familiarizados com as informações básicas que você forneceu de antemão. Quando alguém precisar apresentar, use o compartilhamento de tela para que todos acompanhem. Confirme se os coapresentadores podem acessar facilmente os documentos que estão compartilhando.

Ao concluir sua reunião virtual, todos devem ter conclusões claras, saber o que se espera deles e entender por quais ações são responsáveis.

Uso de modelos prontos úteis

Muitas equipes híbridas contam com o quadro branco virtual do Lucidspark para se conectar e interagir com os participantes que trabalham em casa. Em uma reunião virtual, os usuários podem aproveitar uma variedade de modelos prontos projetados para aumentar a produtividade geral, a participação e o envolvimento.

Alguns dos modelos que você pode aproveitar para moderar melhor suas reuniões incluem:

• Manter sua equipe focada e preparar os participantes com o modelo de pauta de reunião de equipe. Ele também é útil para documentar objetivos, atualizações ou temas de discussão.
• Um mural de reuniões rápidas diárias. É ideal para manter sua equipe em sincronia. Ele pode ajudar sua equipe a acompanhar com o que todo mundo está trabalhando e resolver os obstáculos.
• Um modelo de pauta de reunião semanal. Ótimo para iniciar uma reunião virtual pontualmente, definir uma programação, fazer anotações, manter-se organizado ou identificar as principais conclusões.
• Para obter informações sobre como sua equipe funciona melhor, experimente o modelo de análise de reuniões. Ele pode avaliar o nível de compreensão de conceitos por parte dos participantes e coletar o feedback de todos.

Usar o quadro branco virtual e suas notas adesivas geralmente é suficiente para lançar ideias, elaborar os pensamentos uns dos outros e compartilhar feedback para criar as melhores ideias em equipe. O melhor de tudo é que é uma ferramenta que nivela o ambiente de trabalho para todos os participantes, remotos ou no escritório.

Resolução 3: incentive maior participação 

Em uma reunião virtual, geralmente há dois tipos de pessoas: os que participam e os que estão apenas presentes. Pode ser frustrante quando alguns membros da equipe dominam a conversa, enquanto outros ficam em segundo plano, com câmeras desligadas e microfones silenciados, e praticamente fora do ar.

Se você está realmente focado em moderar melhor as reuniões com sua equipe, é importante envolver todos desde o início. Incentivar os membros da equipe a participar durante uma reunião virtual sem que um ou outro constantemente domine a fala é um desafio.

Para superar esse problema e promover reuniões melhores, lembre-se de chamar os membros da equipe individualmente. Aja como se estivesse no escritório e andando em volta da mesa para pedir a opinião das pessoas, sugestões ou o voto para decisões que estão sendo tomadas. Em uma reunião virtual, os participantes introvertidos podem participar “levantando a mão” ou compartilhando reações de emoji.

Condução de reuniões que funcionam para equipes híbridas 

Ao organizar uma reunião virtual para uma equipe híbrida, concentre-se nas necessidades dos membros remotos da equipe da mesma forma que (ou até mais que) de seus participantes presenciais. Algumas das práticas recomendadas que você deve seguir para garantir melhores reuniões para equipes híbridas incluem:

• Designar pessoas para ajudar a supervisionar os dois lados da reunião. Deve ser alguém que possa supervisionar o que está acontecendo na sala de conferências real no escritório, além de um membro da equipe que saiba como a plataforma online funciona para que tudo corra bem.
• Habilitar a funcionalidade do chat no Zoom ou alguma outra plataforma de videoconferência que esteja sendo usada. Isso oferece um canal secundário de comunicação para manter os participantes envolvidos, compartilhar links e permitir comentários entre os participantes de forma não disruptiva.
• Certificar-se de alternar a discussão igualmente entre os participantes presenciais e remotos. No escritório, tente conduzir a reunião virtual em um monitor grande o suficiente para exibir a maioria (ou todos) dos participantes remotos na tela.  

Não subestime a importância da qualidade do áudio em uma reunião virtual. Se possível, os moderadores devem investir em um sistema de som melhor e não confiar nos microfones e alto-falantes dos computadores.

Uso de software que oferece oportunidades de participação mais equilibradas para todos

Felizmente, existem muitos aplicativos e ferramentas projetados levando-se em conta as equipes híbridas. Quando se trata de software para uso em um ambiente virtual, procure algo que disponibilize um espaço de trabalho compartilhado que seja facilmente acessado tanto por membros da equipe presenciais quanto remotos.

Reuniões de última hora e menores podem ser facilmente conduzidas usando o Slack. Essa ferramenta oferece bate-papo em grupo ou conversa entre duas pessoas usando mensagens diretas. A plataforma online também pode acomodar compartilhamento de arquivos, notificações e lembretes.

Acessível em qualquer dispositivo, o Zoom é o padrão para plataformas de videoconferência. Seu recurso de compartilhamento de tela é altamente intuitivo, os avisos sonoros e de vídeo são automáticos e o bate-papo é integrado na tela. O envio de convites ou a participação em reuniões são feitos simplesmente com um clique.

Com o Lucidspark, as equipes híbridas podem gerar ideias, criar e agir de forma eficaz em uma plataforma colaborativa. Com tela infinita e recursos de desenho à mão livre, é uma ferramenta online que ajuda as pessoas a liberar a criatividade enquanto geram e registram ideias.