A teoria da restrição tripla na gestão de projetos

Os gerentes de projeto sabem que os projetos nunca saem exatamente como planejados. Há sempre algo que coloca o projeto em risco. Talvez o orçamento estoure, as partes interessadas adicionem recursos ao escopo de forma inesperada ou você não entregue o produto a tempo. 

Você pode colocar mais dinheiro em jogo, estender o prazo ou incluir outros desenvolvedores para codificar novos recursos. Mas essa não é uma solução prática, mesmo que sua empresa tenha orçamento, tempo e recursos ilimitados. Pode parecer contraintuitivo, mas seus projetos precisam de restrições. 

A seguir, analisaremos as restrições triplas na gestão de projetos, por que elas são importantes e como gerenciá-las para sempre entregar projetos bem-sucedidos.

O que é a teoria da restrição tripla?

Qualquer limitação ou contenção colocada em um projeto é uma restrição. Ao fixar um prazo para o projeto ser concluído e lançado, por exemplo, você impõe ao projeto uma restrição de tempo.

Segundo a teoria da restrição tripla, cada projeto deve ter três restrições: de orçamento/custo, de tempo e de escopo. E cada uma está associada às outras. 

Qualquer alteração feita em uma das restrições triplas terá efeito sobre as outras duas. Por exemplo: se você adiar o prazo de entrega do projeto por uma ou duas semanas, as restrições de orçamento e escopo poderão ser afetadas de várias maneiras, como:

• A tentação de adicionar, ao projeto, recursos atualmente em segundo plano porque você “tem mais tempo" (desvio de escopo). 
• Trazer pessoas de outras equipes para ajudar no projeto, o que pode aumentar o orçamento.
• Redistribuir pessoas da sua equipe caso não estejam diretamente envolvidas com as áreas que precisavam de mais tempo. Pode ser difícil trazê-las de volta se estiverem muito envolvidas em outro projeto.

Uma breve história da restrição tripla

A teoria da restrição tripla (também conhecida como triângulo de gestão de projetos, triângulo de projeto e triângulo de ferro) não é nenhuma novidade. Os gerentes de projeto a utilizam há pelo menos 50 anos. É possível que ela tenha saído da Teoria das restrições (TOC - Theory of Constraints), desenvolvida pela primeira vez pelo empresário israelense Eliyahu M. Goldratt. 

A ideia por trás da TOC é que sempre haverá pelo menos uma restrição em qualquer sistema que possa colocar o projeto em risco. 

De acordo com as restrições triplas do modelo de gestão de projetos, o sucesso ou a falha de cada projeto está vinculado ao orçamento, ao cronograma e ao escopo. O trabalho do gestor do projeto é conciliar as três restrições para manter o projeto no caminho certo.

O que é triângulo da gestão de projetos?

Triângulo da gestão de projetos é um modelo usado para visualizar a teoria da restrição tripla. Vejamos cada ponto do triângulo.

Escopo: é o trabalho que precisa ser feito. Documenta os recursos e as funções que serão incluídos nesta iteração do produto. A documentação do escopo deve deixar claro para todos o que será ou não incluído no produto final. Você pode considerar o uso de um gráfico de estrutura analítica de projeto (WBS na sigla em inglês) para dividir o escopo em tarefas executáveis.

Tempo: quanto tempo levará para concluir as tarefas do escopo. Para determinar a restrição de tempo, defina um cronograma para cada tarefa em cada iteração. Com base nos cronogramas, defina um prazo para o lançamento final do produto. Estabeleça cronogramas realistas, principalmente se o tempo for a restrição menos flexível no projeto. Um gráfico PERT pode mapear o tempo necessário para cada tarefa.

Orçamento/custo: os recursos necessários para concluir o projeto, incluindo valor, mão de obra, materiais etc. Analise projetos semelhantes anteriores para estimar o orçamento. Analise os seguintes custos para determinar o orçamento geral:

• Recursos: quanto custará pagar as pessoas que trabalham no projeto? Baseie os custos nas horas estimadas necessárias para concluir as tarefas.
• Materiais: se for um produto manufaturado, você deve considerar os custos das matérias-primas e da cadeia de suprimentos.
• Equipamento: o projeto exigirá novo hardware ou programa? Considere os custos de atualização em relação ao trabalho com equipamentos existentes.

Por que a teoria da restrição tripla é importante para o sucesso do projeto? 

Com a teoria da restrição tripla, você reconhece as demandas concorrentes em cada projeto. em cada uma delas, você precisa decidir qual demanda é a mais importante. Isso facilita os ajustes nas outras duas restrições para equilibrar o projeto e mantê-lo no caminho certo. 

Por exemplo: se o tempo for a prioridade, e o prazo não puder ser prorrogado, você precisará ajustar o escopo e o orçamento para que o projeto seja concluído até a data estabelecida. 

Cada parte interessada tem uma ideia sobre o que é mais importante para o projeto. No entanto, a teoria da tripla restrição dá a todos os envolvidos uma melhor compreensão da relação perde-ganha entre cada restrição do triângulo. Essa visão facilita o ajuste e a adaptação da sua equipe às mudanças quando elas surgem.

Como funciona a restrição tripla?

A teoria da restrição tripla não é muito difícil de implementar. Basicamente, trata-se de aprender como gerenciar efetivamente as trocas entre as três restrições no triângulo da gestão de projetos. 

O próprio triângulo é um lembrete visual de que as decisões que você tomar em qualquer uma das restrições terão um impacto nas outras. Você sabe que sempre precisará gerenciar o orçamento, o cronograma e o escopo de cada projeto em que trabalha. Por outro lado, você não pode gerenciar cada um desses elementos isoladamente porque cada decisão tomada impacta todo o resto.

Confira algumas etapas para implementar a teoria da restrição tripla.

Etapa 1: trabalhe com o cliente

Seja interno ou externo, você precisa saber o que o cliente quer e espera do projeto. Descubra se ele tem um orçamento, escopo e cronograma em mente. 

Se você não conseguir definir as diretrizes do projeto, use a restrição tripla para avaliar as opções e discutir possíveis compensações. Mesmo que você saiba que talvez seja necessário fazer ajustes ao longo do caminho, ainda assim é importante começar com uma meta viável e razoável.

Etapa 2: comunique claramente o escopo do projeto

Para que o projeto seja bem-sucedido, todos os envolvidos precisam saber qual é o escopo e quais são as funções e responsabilidades de cada um. As pessoas precisam entender cada elemento do plano e os resultados esperados. 

Com o escopo, todos os envolvidos podem concordar sobre o que está sendo entregue. As partes interessadas precisam entender o impacto que a mudança terá no triângulo. Além disso, quaisquer alterações precisam ser incluídas nos documentos oficiais do projeto para que todos saibam o que está acontecendo.

Etapa 3: defina prazos

É importante manter o projeto no caminho certo e dentro do prazo. Crie uma linha do tempo fácil de ler e deixe compartilhada em uma área amplamente visível, onde os membros da equipe podem consultá-la conforme necessário. O Lucidspark tem uma grande biblioteca de modelos para você começar, como gráficos de Gantt e calendários. Esses modelos criam linhas do tempo visuais que podem ser acessadas em qualquer lugar e a qualquer momento e podem ficar em destaque para referência visual. 

Etapa 4: aloque recursos

Você precisa alocar recursos de forma eficiente. Indique as pessoas qualificadas de acordo com as tarefas. Ao fazer as alocações corretas e garantir que todas as equipes tenham o financiamento e os equipamentos necessários, você está no caminho para o sucesso.

Etapa 5: monitore o projeto e faça compensações e ajustes conforme necessário

É importante ter um plano bem definido para qualquer projeto. Porém, se você não monitorar o progresso, o plano não tem muita serventia. Com o monitoramento, você pode fazer pequenos ajustes e mantém a restrição tripla equilibrada. Com a teoria da restrição tripla, você faz ajustes e mantém as metas realistas. 

Ao alterar uma das três restrições, você precisará compensar em uma ou nas outras duas. Comunique imediatamente quaisquer ajustes aos membros da equipe para que todos estejam na direção certa.

Recomendações para gerenciar a teoria da restrição tripla

Tenha em mente as seguintes dicas ao gerenciar a restrição tripla.

• Siga o plano: uma vez que você e seu cliente tenham concordado com as diretrizes, mantenha a estrutura de restrição tripla para evitar que o projeto saia dos trilhos. Não use o triângulo da gestão de projetos como muleta para ajustes frequentes.
• Conheça as prioridades: decida quais restrições são as mais importantes. Assim, você toma melhores decisões, que manterão as restrições de projeto equilibradas.
• Adicione restrições, se necessário: implementações modernas de restrição tripla muitas vezes incluem outras restrições, como a qualidade ou o projeto e potenciais riscos.
• Consulte os membros da equipe e as partes interessadas: antes de fazer qualquer ajuste no modelo de restrição tripla, fale com outras pessoas envolvidas ou com participação no projeto. Opiniões de uma outra perspectiva ou outro ponto de vista podem ajudar você a conciliar todos os fatores. Chefes de departamento e executivos podem ser úteis ao determinar como as mudanças podem afetar as equipes e o que pode ser necessário alterar para compensar as mudanças.