Rappelez-vous la dernière fois que vous avez dû faire la vidange de votre voiture. Si vous êtes comme la majorité d’entre nous, le voyant s’est allumé, et puis... C’est tout. Vous avez attendu, probablement des semaines. À vrai dire, vous avez probablement patienté jusqu’au dernier moment, lorsque vous avez su que votre voiture avait ​vraiment​​ besoin de cette vidange, avant de vous rendre au garage pour sauver votre moteur. Cet exemple prouve que la loi de Parkinson est toujours d’actualité.

Si vous ne connaissez pas la loi de Parkinson et supposez qu’elle est synonyme de procrastination, vous avez en partie raison : remettre à demain est un ​symptôme​ de la loi de Parkinson, mais ce n’est pas exactement la même chose.

Voyons ce qu’il en est réellement.

Origine de la loi de Parkinson :

La loi de Parkinson a été formulée par l’historien naval et auteur britannique Cyril Northcote Parkinson. Il a présenté ce concept pour la première fois dans un essai satirique publié dans The Economist le 19 novembre 1955, intitulé « Parkinson’s Law : Or the Pursuit of Progress » (La loi de Parkinson ou la poursuite du progrès). Cet article humoristique sur la bureaucratie et les dysfonctionnements que l’on rencontre souvent dans les grandes organisations présentait plusieurs observations et principes sur la manière dont le travail tend à se développer et les structures administratives à prendre de l’ampleur, indépendamment de leurs objectifs réels ou de leur productivité.

Si l’essai initial ​​était​ satirique, il était, comme toute satire, destiné à exposer la vérité, et la loi de Parkinson a rapidement gagné en popularité auprès des consultants, des universitaires et des responsables d’entreprise.

Relation entre la loi de Parkinson et la gestion du temps :

Si vous prenez soudain conscience du nombre de fois où vous avez personnellement subi la loi de Parkinson, sachez que vous n’êtes pas le seul. Vous l’avez vue à l’œuvre.

Par exemple, si vous prévoyez un créneau long pour votre réunion, les membres de l’équipe seront plus enclins à prolonger les discussions et à se lancer dans des échanges futiles. En revanche, les réunions plus courtes ont tendance à être plus ciblées et plus productives. Si vos collaborateurs n’ont aucune contrainte de temps lorsqu’ils répondent à un e-mail, ils passent beaucoup plus de temps à le rédiger et à le modifier. En revanche, s’ils savent qu’ils doivent répondre rapidement, ils envoient souvent des messages concis et relus à la va-vite.

Il y a une claire relation entre la loi de Parkinson et la gestion du temps. Pour éviter de tomber dans le piège de la loi de Parkinson vous devez être capable de vous donner assez de temps pour faire votre travail, sans pour autant vous donner trop de temps et perdre en efficacité. Cela se produit également dans le développement de logiciel. Les projets peuvent parfois prendre plus de temps que prévu s’il n’y a pas de chronologie stricte et des échéances claires.

Loi de Parkinson : explications

Pourquoi la loi de Parkinson existe-t-elle exactement ? Bien qu’elle soit souvent présentée de manière humoristique, ses observations puisent leurs racines dans le comportement humain, la psychologie et la dynamique organisationnelle. Voici quelques éléments expliquant sa réalité :

​Procrastination psychologique​ : l’homme a tendance à procrastiner lorsqu’il est confronté à des tâches qui semblent lointaines ou qui n’ont pas de date limite immédiate. Le fait de disposer de beaucoup de temps nous incite à remettre le travail à plus tard, ce qui a pour effet de rallonger la durée d’exécution des tâches.

Complexité perçue​ : les tâches peuvent sembler plus complexes ou intimidantes lorsqu’il n’y a pas d’urgence à les accomplir. Avec une échéance, nous avons tendance à diviser une tâche en étapes gérables et à travailler plus efficacement. C’est pour cette raison qu’il vous faut parfois deux semaines pour ranger votre linge, mais seulement dix minutes si votre mère compte passer dans l’heure qui suit.

Principe de Parkinson​ : il s’agit d’un concept apparenté à la loi de Parkinson. Il suggère que la demande d’une ressource augmente pour correspondre à l’offre. Dans un contexte temporel, plus le temps alloué à une tâche est long, plus les gens ont tendance à l’utiliser dans son intégralité, indépendamment du temps réellement nécessaire.

Bureaucratie et inefficacité organisationnelle​ : Parkinson a initialement formulé sa loi dans le contexte des bureaucraties. Dans les grandes organisations, il y a souvent une tendance à créer des processus inutiles, plusieurs étapes d’approbation et de la paperasserie, ce qui peut prolonger le temps nécessaire à la réalisation des tâches. On confond souvent l'inefficacité à l'incompétence. Mais, la loi de Parkinson relève plus d'une inefficacité face à la gestion du temps que de l'incompétence de l'individu face à la tache à faire.

Corollaire de Parkinson​ : il s’agit d’une extension de la loi qui suggère que le travail se développe non seulement pour occuper le temps disponible, mais aussi pour consommer les ressources disponibles, notamment en termes de personnel, de fournitures et d’argent. Cela peut entraîner une répartition excessive des ressources pour une tâche donnée.

​Pas de sentiment d'urgence : le fait de disposer de trop de temps peut entraîner une réduction de l’efficacité. Lorsqu’il y a un sentiment d’urgence, les collaborateurs sont plus enclins à rester concentrés et à prendre des décisions rapidement.

Surestimation du temps nécessaire​ : le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche, surtout lorsqu’elle n’a pas de délai strict, est souvent surestimé. Il arrive ainsi que la tâche prenne plus de temps qu’il n’en faut.

Ses causes sont innombrables, et la loi de Parkinson est partout. Maintenant que vous la connaissez, vous allez commencer à la percevoir autour de vous, qu’il s’agisse de projets démesurés ou de préparatifs de mariage dont l’ampleur empire de jour en jour.

Mais il est possible d’y remédier. Et nous allons vous montrer comment.

Étapes et outils pour surmonter la loi de Parkinson :

Surmonter la loi de Parkinson nécessite des efforts conscients et des stratégies de gestion du temps efficaces. Voici quelques idées pour vous aider à surmonter cette tendance et à devenir plus productif :

1. Définir des échéances spécifiques​ : fixez des délais clairs et réalistes pour vos tâches et vos projets. Veillez à ce que ces limites ne soient pas trop généreuses, mais aussi à ce qu’elles ne soient pas déraisonnablement courtes. Fixer des échéances précises contribue à créer un sentiment d’urgence et à renforcer la concentration.
2. Prioriser vos tâches : identifiez vos tâches les plus importantes et les plus urgentes. L’établissement de priorités vous permet d’accorder plus de temps et d’attention aux tâches qui comptent vraiment et vous évite de vous perdre dans des activités moins cruciales. Vous pouvez utilisez une matrice d'Eisenhower pour vous aider.
3. Créer des blocs de temps : réservez des plages horaires spécifiques dans votre emploi du temps pour différentes tâches ou différents projets. Cette pratique vous aide à rester organisé et vous permet de consacrer un temps déterminé à chaque activité.
4. ​Éviter le perfectionnisme : visez l’excellence, mais évitez le perfectionnisme. Ce dernier peut conduire à passer trop de temps sur des détails qui n’améliorent pas significativement le résultat. Apprenez à accepter un résultat satisfaisant et à passer à autre chose.
5. ​Diviser les tâches en petites étapes​ : divisez vos tâches ou projets les plus importants en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Vous pouvez créer une liste tâches et cocher ce que vous avez fait au fur et à mesure. Cette approche permet d’évaluer plus facilement les progrès accomplis et vous évite de vous sentir dépassé.
6. Utiliser la règle des deux minutes​ : si une tâche peut être accomplie en deux minutes ou moins, faites-la immédiatement. Vous éviterez ainsi que les petites tâches ne s’accumulent et ne vous fassent perdre du temps inutilement par la suite
7. ​Éliminer les distractions​ : minimisez les distractions lorsque vous travaillez en désactivant les notifications, en fermant les onglets ou les applications non pertinentes et en aménageant un espace de travail dédié. Les distractions peuvent vous faire perdre du temps et favoriser la procrastination.
8. ​Utiliser des techniques de gestion du temps : exploitez des techniques de gestion du temps telles que la ​méthode Pomodoro qui consiste à travailler par intervalles ciblés (par exemple, 25 minutes) suivis de courtes pauses. Cette approche permet de maintenir la concentration et la productivité.
9. ​Établir une responsabilité personnelle : communiquez vos échéances et vos objectifs à quelqu’un qui saura vous les rappeler, par exemple un ami, un membre de votre famille ou un collègue de travail. Le fait de savoir que quelqu’un est au courant de vos engagements peut vous motiver à rester sur la bonne voie.
10. Évaluer et adapter​ : examinez régulièrement vos habitudes de travail et votre productivité. Identifiez les domaines dans lesquels vous avez tendance à perdre du temps ou à sous-estimer les tâches et procédez aux ajustements nécessaires
11. Pratiquer l’autodiscipline​ : développez une discipline personnelle afin de respecter vos échéances et vos objectifs. Développez des routines et des habitudes qui favorisent votre productivité.
12. Se récompenser​ : prévoyez des récompenses lorsque vous respectez vos échéances ou que vous effectuez vos tâches efficacement. Le renforcement positif peut vous motiver à respecter vos délais.

Surmontez la loi de Parkinson avec Lucidspark :

Lucidspark est un excellent outil pour lutter contre la loi de Parkinson. Utilisez-le pour renforcer l’efficacité de vos réunions ou pour partager vos objectifs avec votre équipe. Vous pouvez également décomposer vos projets les plus complexes en étapes réalisables. Quelle que soit la technique que vous adoptez, Lucidspark peut vous aider à faire avancer les choses.