Seis modelos prontos para melhorar a colaboração em equipe

A colaboração em equipe nunca foi tão importante. Com diferentes membros da equipe e departamentos trabalhando juntos online e no escritório, a comunicação faz toda a diferença. Se o objetivo da sua organização é uma colaboração mais eficaz, considere usar um modelo aprovado de colaboração para que todos estejam em sintonia desde o início.

E por que um modelo de colaboração? Com ele, a equipe rapidamente se alinha ao processo, repassa informações, interliga os departamentos e cria novas soluções.

O Lucidspark oferece um modelo de colaboração para todas as situações imagináveis. Com o modelo de colaboração certo, os membros da equipe adquirem um vocabulário comum e descobrem formas dinâmicas de deixar todos a par das tarefas. Agora, vamos conhecer seis modelos prontos para colaboração em equipe. 

Modelo de brainstorming 

Na hora de incentivar a colaboração em equipe e resolver um problema difícil, nada melhor do que o brainstorming para gerar ideias. Este primeiro modelo de colaboração difere dos outros pela abordagem geral no processo de brainstorming.

Ela se chama brainwriting. Uma variação comum é o brainwriting 6-3-5: nela, seis participantes escrevem três ideias em cinco minutos. Normalmente, o brainwriting inclui notas adesivas, que são passadas entre os participantes para que cada um adicione ideias.

O brainwriting pode ser eficaz principalmente quando você:

• Precisa da colaboração em equipe em tempo real, mas de forma estruturada
• Pretende inspirar ideias mais originais, pois a escrita estimula a criatividade
• Quer que os participantes introvertidos fiquem à vontade para compartilhar ideias  

Para uma colaboração eficaz com o modelo de brainwriting do Lucidspark:

1. Adicione o nome de cada participante ao cabeçalho das colunas. Convide-os para o mural.
2. Explique o tópico ou problema e conte cinco minutos para iniciar a primeira rodada
3. Terminado o tempo, peça para os participantes passarem as ideias para a pessoa à direita.
4. Conte mais cinco minutos e peça para os participantes adicionarem as ideias às notas adesivas.
5. Repita a etapa 4. Após a sessão, analise as ideias e discuta-as com a equipe. Use os recursos de classificação e de votação para eleger as mais benéficas.

Pronto para testar o modelo de brainwriting do Lucidspark?

Outro modelo para colaboração em equipe utiliza o brainstorming reverso, uma estratégia de resolução de problemas que analisa as causas e o impacto antes de identificar as soluções. 

O brainstorming reverso é ideal para:

• Criar soluções inovadoras, nas quais sua equipe nunca pensaria
• Revelar problemas ocultos e problemas que venham a afetar o sucesso do projeto
• Envolver todos no processo e ir além das soluções óbvias

O uso desta técnica começa com uma pergunta. Pense no problema que quer resolver. Se sua equipe precisar debater como diminuir a pegada de carbono da empresa, liste todas as maneiras pelas quais a pegada de carbono pode aumentar. Reúna as ideias e depois as inverta.

Por exemplo: se uma ideia reversa revelar que a adição de clientes à área onde sua empresa oferece envio em 24 horas aumenta o desperdício, reavalie o envio em 24 horas.

O modelo de brainstorming reverso do Lucidspark separa tudo em cinco etapas:

1. Defina o problema
2. Reverta o problema
3. Reúna as ideias
4. Reverta as ideias
5. Identifique as soluções

Como tudo é online, sua equipe pode participar da sessão de brainstorming reverso em tempo real ou consultar o quadro depois para fazer ajustes ou adicionar outras ideias.

Modelo de reunião

A colaboração efetiva começa com uma reunião bem-sucedida, e um aspecto crítico da colaboração em equipe é que todos se entrosem e fiquem à vontade trabalhando juntos. Isso pode ser um desafio em equipes híbridas com novos funcionários.

Um breve quebra-gelo é útil quando a comunicação e a participação são importantes. Inicie a reunião com um breve quebra-gelo quando:

• Os participantes não se conhecem bem, nunca se conheceram ou nunca trabalharam juntos
• Houver barreiras dentro da equipe devido à hierarquia, cargos ou outros fatores
• Uma nova equipe precisa estar totalmente envolvida e participar ativamente desde o início

Uma atividade de quebra-gelo faz todos falarem, rirem e interagirem imediatamente entre eles. O modelo de quebra-gelo breve simplifica o processo para equipes remotas.

Cada participante adiciona o nome ao mural online e revela algo pessoal, como fotos da família, um animal de estimação ou algo que acabou de aprender. 

Outra ocasião na qual o modelo de colaboração ajuda na reunião é o início do projeto. Ele incentiva uma colaboração mais eficaz, pois a equipe:

• É devidamente apresentada e começa imediatamente a trabalhar em conjunto
• Absorve os detalhes do projeto de forma concisa, mas detalhada
• Mantém-se alinhada com o escopo, o propósito e as respectivas funções

O modelo de início do projeto do Lucidspark inclui:

• Fundo
• Propósito
• Escopo
• Linha do tempo
• Funções
• Dúvidas
• Itens de ação

Após criar um mural online, as anotações iniciais podem ser facilmente acessadas durante o projeto. Quando todos podem consultar o modelo de colaboração, a equipe trabalha em sintonia. 

Modelo de feedback

Temos que valorizar o feedback formal sobre o que correu e o que não correu bem, além do que pode ser melhorado na rodada seguinte do desenvolvimento de um produto (ou processo).

A retrospectiva promove a colaboração em equipe em todo o ciclo de feedback, pois, com ela, você e a equipe avaliam juntos a eficácia dos processos, das reuniões e das iniciativas. Alguns dos benefícios diretos do modelo de breve retrospectiva são:

• Abrir a todos a mesma oportunidade de expressar ideias e dar feedback
• Enfatizar o feedback imediato e a mentalidade de melhoria contínua
• Estabelecer um espaço seguro para compartilhar críticas positivas e construtivas

Os principais elementos do modelo de breve retrospectiva Lucidspark são:

• O que foi bom?
• O que foi ruim?
• Ideias
• Itens de ação

Itens de ação são aqueles que colocarão a equipe no caminho certo para o sprint seguinte do projeto. 

Para um meio diferente de receber feedback e promover a colaboração em equipe, há um formato comprovado de brainstorming que também é um modelo de colaboração do Lucidspark.

É o método iniciar, interromper, continuar. Essencialmente, é um exercício focado no brainstorming no qual as pessoas falam sobre quais atividades elas querem iniciar, quais querem interromper e quais querem continuar, a fim de melhorar na fase seguinte.

A estrutura do modelo iniciar, interromper, continuar do Lucidspark é simples:

• Iniciar: quais atividades não estamos fazendo no momento e queremos iniciar?
• Interromper: quais atividades não agregam valor ao cliente e devem ser interrompidas?
• Continuar: quais atividades estão funcionando e devem continuar?

Quanto mais participantes, mais eficaz será a colaboração.    

Obviamente, para saber se um modelo de colaboração leva à colaboração mais eficaz, a equipe precisa testá-lo! Comece a usar o Lucidspark.